Asiakasrekisteri - tietovirtakuvaus

Tietolähteet
Sähköposti, henkilökohtainen tapaaminen, verkkolomakkeet, arvonnat ja kilpailut, puhelin, suositukset
Käsittelyperuste
Asiakkuuden mahdollistaminen ja ylläpito, sopimusten mukaisten ja lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen.
Suostumus
Käytämme henkilötietojasi, jotta voimme täyttää lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvollisuutemme ja jotta voimme tehdä sinulle tarjouksia sekä antaa neuvontaa ja palveluita.
Tietojärjestelmä
Toiminnanohjausjärjestelmä, laskutusohjelma, sähköposti, manuaalinen ja sähköinen henkilökohtainen kalenteri, sopimuskansiot.
Saatava tieto
Asiakkaiden nimi, s-posti, puhelinnumero, laskutusosoite, toimitusosoite, henkilötunnus.
Sijainti
Toiminnanohjausjärjestelmä: tieto palveluntarjoajan palvelimella Suomessa. Laskutusohjelma: Tieto palveluntarjoajan palvelimella ETA:alueella. Sähköposti: Tieto palveluntarjoajan palvelimella ETA:alueella.
Manuaalinen kalenteri: henkilöllä hallussaan, sisältää vain matalan riskin tietoja.
Sähköinen kalenteri: tiedot palveluntarjoajan palvelimella ETA:alueella. Muut manuaaliset aineistot, sopimukset yms: Rekisterinpitäjän lukituissa toimitiloissa.
Missä tietoja käsitellään
Tietoja käsitellään yrityksen toimitiloissa markkinointi-, myynti ja laskutusosastolla. Matalan riskin tietoja voidaan käsitellä sähköpostin välityksellä. Arkaluontoiset tiedot kirjanpitäjälle lähetetään salatun Turvapostin välityksellä.
Miksi tietoja käsitellään
Asiakassuhteiden ylläpitämiseksi, sopimusten ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Palveluiden tuottamisen mahdollistamiseksi.
Miten tietoja käsitellään
Sähköisesti siirtämällä toiminnanohjausjärjestelmästä laskutusohjelmaan, voidaan käsitellä sähköpostilla, manuaalisesti hlö-tietojen käsittelijän toimesta toimitiloissa.
Mitä rekistereitä tiedoista syntyy
Asiakasrekisteri, laskutusrekisteri, sopimusrekisteri, sähköpostirekisteri
Rekisterinpitäjä
Walttia Oy, 2643821-1
Henkilötietojen käsittelijät
Walttia Oy:n hallinnon ja myynnin työntekijät. Kirjanpitotoimiston Walttia Oy:n kirjanpitoa hoitavat henkilöt.
Miten ja milloin tietoja poistetaan
Asiakkaiden tiedot säilytetään tietojärjestelmissä tuotteen ja palvelun takuuajan keston ajan, joka on yleensä 5 vuotta tuotteen ja palvelun toimituksesta. Henkilöllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi, oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin, oikeis pyytää tietojen poistamista seuraavissa tapauksissa: peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään muuta perusteltua syytä, vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole hyväksyttävää syytä, vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa.
Miten tiedot on suojattu
Tietoja käsitellään laitteilla, joissa on palomuuri, virus- ja tunkeutumistorjunta, käyttöoikeus-perusteisesti ohjelmistoihin kirjautumalla. Laitteet on suojattu myös henkilökohtaisilla salasanoilla. Manuaalisia tietoja säilytetään lukituissa toimitiloissa, joihin on pääsy vain rajatulla määrällä henkilöitä.
Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste liitteenä.
Vastuuhenkilö
Walttia Oy, Piia Vuorio, [email protected].